Lottakårens stabsassistenter fick rycka in i skarpt läge för Jordbruksverket

När fågelinfluensa upptäcks på en anläggning med miljontals hönor, då krävs det en både stor och snabb insats för att avliva de smittade hönsen och stoppa smittan. Inte minst behövs det ledning, styrning och administration för att hålla ordning på både personal, material och allt som händer. Ulrika Forslund och Catharina Thuresson är två av lottakårens utbildade stabsassistenter, som har till uppgift att göra just det – hålla ordning och stödja insatscheferna i deras arbete.

– Vi fick en förfrågan från Jordbruksverket som ansvarade för insatsen. De berättade att det var 1,3 miljoner höns som skulle avlivas, men i slutändan blev det nog 2 miljoner, berättar Ulrika Forslund.

Lottakårens Stabspool har medlemmar i hela Sverige. En stabsassistent kan också vara knuten till en särskild myndighet via avtal, och Catharina Thuresson har avtal med Jordbruksverket. Avtalet betyder att Jordbruksverket kan tillfråga Catharina direkt utan att gå via lottakåren.

– Även med avtal är det frivilligt, det bygger på att du har möjlighet just då, men går du in i ett avtal är tanken att du faktiskt är intresserad och vill vara med, säger Catharina Thuresson.

Både Ulrika och Catharina drivs av en vilja att kunna hjälpa till vid kriser och samhällsstörningar, och rollen som stabsassistent passar dem båda bra:

– Eftersom jag är bra på att organisera, planera och hålla ordning är stabsassistent det område där jag kan bidra mest. Så då gick jag det civila spåret och kopplades till stabspoolen, säger Ulrika.

Catharina har jobbat i stabsorganisationer i det privata yrkeslivet, så stabsassistentutbildningen kändes därför naturlig. Att hon valde ett avtal med Jordbruksverket beror på att det ger goda chanser att få delta i olika insatser:

– De har tidigare haft händelser, till exempel djursmittor, som kräver yttre stöd av stabsassistenter, så det finns möjlighet att få åka iväg och göra nytta. Jag är också lantbrukarbarn och intresserad av djur och natur, så det ligger mig lite närmare hjärtat.

Koll på både personal och material

Det stabsassistenterna ska hålla reda på är dels all övrig personal, dels väldigt mycket material och leveranser. Personalen omfattar frivilliga från många organisationer, i det här fallet exempelvis Blå stjärnan (som har samhällets uppdrag att ta hand om djur vid kriser och smitta) och Hemvärnet som bidrar med sina kunskaper och funktioner. Ulrika deltog i insatsen under 4,5 dagar, Catharina var där i två omgångar, bland annat från starten vilket innebär ett stort arbete med att få på plats både rutiner och allt annat som behövs. Från att upprätta kontaktlistor och få igång kontorsutrustning som datorer och telefoner till att skapa en översiktsbild över händelsen med tablåer som alla i staben kan se. Det är också mycket som ska beställas och köpas in – från mat till skyddskläder och desinfektionsmedel till de som ska sanera anläggningen och plocka upp döda höns.

– Det är ofta kaotiskt i början, innan alla hittar sin plats i arbetet och man fått en överblick. Så det krävs att man är självgående och vet ungefär vad som behövs. Även om Jordbruksverket sköter de flesta beställningar centralt, behöver vi i staben administrera fakturor, följesedlar, ordna transporter då alla inte har bil eller körkort, berättar Catharina.

För Ulrika var det lite enklare eftersom hon kom till insatsen när den redan var igång:

– Ja, när jag kom fanns redan det grundläggande på plats. Att jag hade en kollega som varit med och startat upp insatsen var en trygghet.

Orkar mer än man tror

Ulrika och Catharina tycker att de lärt sig mycket, både av insatsen och av lottakårens stabsassistentutbildning som gett en bra grund för att klara ett sådant här uppdrag.

– Jag har lärt mig att man måste hålla lugnet fast det känns som kaos, och att hantera att det är så väldigt många olika människor som rör sig på platsen. Utbildningen ger en bra grund där man lär sig att spalta upp vad man har att röra sig med, vilka resurser, vilka kontakter har jag? Vad pågår just nu? Men det är också bra att inte ha några förväntningar utan ta allt som det kommer eftersom det alltid uppstår oväntade situationer, säger Ulrika.

Catharina jämför med sin stabserfarenhet från andra sammanhang:

– En sak jag lär mig varje gång är att själv ha tålamod och inte stressa upp sig. Just här lärde jag mig mer om hur Jordbruksverket fungerar och fick jobba i några av deras programvaror för första gången, vilket var värdefullt. En viktig lärdom är också att man orkar mer än man tror. Det blir som att kaoset ger energi, så att du kan klara dig en period med 14–16 timmars arbetsdagar när det är en kris.

Även Catharina tycker att lottakårens utbildning är väldigt användbar på stabsassistentjobbet:

– Du får bra verktyg att luta dig mot, både abstrakta och konkreta, som hur kan jag visualisera något på en karta eller skapa en översikt över nuläget? Och hur ser vi till att skärma av, så att inte vem som helst kan kliva rakt in i stabsrummet där det kan finnas känslig information?, berättar Catharina.

Just att visualisera och skapa överblick fick Ulrika arbeta med under sin sista dag, på uppdrag av stabschefen:

– Jag ritade upp visuellt vilka stallar, gångar, zoner som var klart, nästan klart och som återstod. Då tyckte stabschefen att det blev lugnare, när det blir tydligt att vi har faktiskt har kommit en bra bit. Annars blir det lätt en känsla av att ”inget är klart”.

Mersmak efter första skarpa insatsen

För både Ulrika Forslund och Catharina Thuresson var det här den första skarpa insatsen efter utbildningen, och de vill gärna delta i fler insatser – även om ingen naturligtvis önskar sig en kris. Men om det ändå händer, känner de en stark drivkraft att vilja vara där och göra nytta.

– Alla kan hjälpa till, och vill du jobba med många olika saker tycker jag du ska bli stabsassistent. Lottakårens utbildningar ger både övningar och chans att prova hur det är. Det som är roligt med lottakåren och att vara stabsassistent är också att lära känna andra som delar viljan att göra en insats för samhället, säger Catharina.

– Den största drivkraften för mig är att känna att jag kan bidra i en svår situation, om det så bara är att pricka av saker eller personer på en lista. Vill man göra skillnad, då är det här ett jättebra sätt, säger Ulrika.

Att bli stabsassistent i lottakåren

• Stabspoolen är en pool med utbildade personer som kan tillfrågas om att hjälpa civila myndigheter, länsstyrelser och kommuner vid en samhällsstörning. Med utbildning kan du även teckna avtal direkt med en myndighet.
• En stabsassistent stöder stabsarbetet genom att stödja stabens arbete med administration, praktiska saker, protokoll, loggbok med mera, och arbete i krislednings- och informationssystem.
• Lottakårens utbildning till stabsassistent omfattar två delar, en distansutbildning på ca 10 timmar och en del med fem dagar på kursplats.
• I utbildningen ingår bl a stabsmetodik, att upprätta stab och föra logg, samt vilka lagar som gäller för hantering av informationen.

Text: Eva Jönsson, Copyfabriken